En nuestra guía y modelos para crear notas de prensa 2.0 explicamos qué debe contener una nota de prensa, cómo difundirla y ofrecemos cinco modelos de comunicados distintos. Hoy nos centraremos en el modelo del evento, porque en este caso, redactar una buena nota de prensa es fundamental, independientemente del evento que queramos organizar.
Por ello es necesario comunicar esta acción y la nota de prensa es la manera más conveniente y eficaz para hacerlo. Pero, ¿qué información debe contener? ¿y en qué formato debemos presentarla?
Index
Información
La información a incluir en tu nota de prensa es clave y por ello debes prestarle especial atención ya que para que nuestra nota de prensa triunfe entre los destinatarios, la información contenida en el comunicado de prensa debe responder a las siguientes preguntas: ¿Quién? ¿Qué? ¿Cuándo? ¿Dónde? ¿Por qué?
¿Quién organiza el evento?
La persona que recibe la nota de prensa debe saber inmediatamente de quién procede. Asegúrate de que el logotipo de la empresa aparece en grande en la parte superior del documento, para que sea una de las primeras informaciones retenidas por el receptor. Además, añade el nombre de tu empresa, así como el de la persona de contacto para que puedan obtener información adicional.
¿Qué evento es?
¿Un afterwork o desayuno?, ¿una conferencia o una gala? Indica claramente el tipo de evento al que estás convocando a tus invitados para que puedan preparar sus preguntas en caso de ser una conferencia, o el atuendo apropiado si se trata de una gala.
El lugar y la fecha del evento
Esta información hay que destacarla. Repítela varias veces, ponla en color, negrita o insertarla directamente en el título. Es fundamental que la persona que recibe el comunicado no tenga que buscar esta información por el documento, debe verla inmediatamente.
¿Por qué hacer este evento?
Por último, y lo más importante, es explicar el propósito del evento. De hecho, ¿por qué invitas a esas personas? Para anunciar tu empresa, tratar un tema específico, un nuevo producto, una fiesta anual… El objetivo del evento debe ser el mismo que el de la persona a la que invitas, así que tienes que hacer algo interesante y atractivo, capaz de captar la curiosidad del invitado para que se sienta obligado a ir. Por ejemplo, si uno de tus invitados es una persona conocida o un personaje famoso que estará presente en la gala, podrás mencionarlo en el comunicado para conseguir incrementar el interés de la gente.
Y sobre todo recuerda algo que te hemos dicho más de una vez, "No vendas notas de prensa, cuenta historias de calidad"; de esta forma serás capaz de captar de una manera mucho más efectiva la atención del receptor. Un ejemplo sería el caso de Flooq en 2012 del que ya te hablamos.
En posts anteriores te hemos dado algunas pautas de cómo redactar una nota de prensa y no morir en el intento; punto a tener en cuenta si queremos que nuestra nota de prensa sea todo un éxito y no termine en la papelera de reciclaje del destinatario:
- No se debe hacer publicidad.
- Deja a un lado los tecnicismos y céntrate en un lenguaje que cualquier destinatario pueda entender.
- Siempre intenta personalizar, aunque tengas que dedicarle un mayor trabajo y dedicación. A todos nos gusta sentirnos especiales 🙂
- Se debe hacer una búsqueda exhaustiva de todos aquellos periodistas a los que nos queremos dirigir. No vale con elegir cualquier base de datos y mandar nuestra nota de prensa. Segmenta para que el alcance sea mayor.
- Nunca uses en el asunto la abreviatura "NP" ni las palabras "nota de prensa", ya que muchos medios lo identificarán como spam.
- Permanece atento a tu e-mail y al teléfono una vez enviada la nota de prensa. Siempre habrá periodistas que quieran ponerse en contacto contigo o resolver cualquier duda que les haya podido surgir a raíz de la misma.
Formato
Y ahora nos enfrentamos al formato, algo que nos han recordado mil veces pero que no conviene repasar una vez más ya que los siguientes puntos son fundamentales para saber si tu nota de prensa ha sido un éxito o no.
El título
Poner el título en el apartado "formato" y no en "información" se debe a que el título no puede contener información adicional, sino que tiene que ser un resumen del cuerpo del texto. Aunque el título se coloca en la parte superior del comunicado, te aconsejamos escribirlo después de redactar el cuerpo del texto. Si lo escribes antes, te arriesgas a dar una información que posteriormente no vas a utilizar en el cuerpo del comunicado. Acerca del formato, es preferible que el título del texto tenga un tamaño mayor, que esté en negrita y sea colorido.
Identidad visual y logo de tu empresa
Como ya hemos mencionado en el apartado “quién organiza el evento”, el comunicado debe utilizar la identidad visual y el logotipo de la empresa para garantizar la homogeneización de las diferentes acciones de comunicación, y que así los destinatarios puedan reconocer de inmediato a la empresa. En caso de que el evento sea organizado por dos empresas, también debe quedar claro desde un punto de vista visual, es decir, habrá que insertar los dos logos en el comunicado. Lo mismo ocurre en el caso de una empresa organizadora del evento con otros socios, debe quedar representado visualmente de forma correcta.
Confirmación de la participación
Inserta un enlace en el comunicado para recoger las respuestas directamente: impide que el invitado responda a través del correo electrónico ya que sería mucho más difícil manejar las respuestas y el número de asistentes al evento.
Tarjeta de acceso al lugar
Inserte en un lado del comunicado, un pequeño plano de acceso (que pueda enlazarse con un mapa), para que los invitados no sólo vean la dirección del evento sino que también puedan ver el camino para acceder a él . Enlace la información online.
Al lado del comunicado también, muestra los recursos online relacionados con este evento, si se ha creado un hashtag para centralizar las discusiones, los vídeos en streaming , foros de discusión...
Para terminar, te dejamos una pequeña reflexión basada en los comentarios y opiniones de varios expertos en el mundo de la comunicación y es que aunque muchos tratan de dilapidar a la nota de prensa diciendo que ha muerto, nosotros defendemos que hay que darle un nuevo "aire·". Un nuevo enfoque que nos permita adaptarnos a los tiempos que corren y con el que podamos captar la atención de ese periodista que a lo largo de todo el día puede recibir otras 20 notas en la bandeja de entrada de su correo. Y es que en la diferenciación, está la clave.
“La nota de prensa no puede ser intrusiva. No se debe presentar como que se le hace un favor al periodista o bloguero” - Entrevista a Manu Moreno (Trecebits)
“La nota de prensa debe contener cero edulcorantes y autobombo y 100% de transparencia y cercanía” - Entrevista a Pablo Herreros
By Launchmetrics Content Team
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