5 choses que votre département de communication peut faire cet été

L’été est enfin là! Et quand cette période de l’année arrive, le calme règne (parfois) dans les départements et les agences de communication : les flots d’événements, communiqués de presse et emails ont tendance à diminuer durant l’été.

Il est alors temps de profiter de ces instants de répit et faire ce que nous ne pouvions pas faire pendant l’année : restructurer notre travail, réfléchir aux échéances de la rentrée, proposer de nouveaux défis pour le semestre prochain. Peu importe où vous travaillez, agence ou département de communication, avant de démarrer, il est important de vous poser les questions suivantes :

• Quels sont les objectifs que nous avons réalisés ce premier semestre ?
• Y a-t-il eu un bon travail de coordination entre les équipes ?
• Qu’est-ce que nous n’avons pas fait ? Ex : projets internes ou externes
• Où va-t-on ? Ex : objectifs, défis, améliorations

Et d’un point de vue purement entreprise, il est également essentiel d’analyser les résultats de vos stratégies de communication :

• Est-ce que j’ai bien positionné mon entreprise ou ma marque ?
• Est-ce que j’ai délivré les messages adaptés à ma cible ?
• Est-ce que j’ai atteint les médias et les influenceurs qui m’intéressent ?
• Est-ce que j’ai bien choisi ma cible ?

Et bien, après avoir trouvé les réponses à ces questions avec votre équipe, il est temps de passer à l’action ! Communicants, professionnels des RP, Directeurs de la communications, consultants … voici 5 tâches à réaliser cet été :

1. Créer un reporting du premier semestre

Il est essentiel d’analyser nos résultats avant d’envisager de nouvelles stratégies de communication ou une réorientation de notre activité. Profitez du mois de Juillet pour faire un rapport détaillé de vos actions et les résultats au cours de la première moitié de l’année. Avez-vous mis en place toutes les actions prévues ? Quel a été l’impact de vos événements ? Quel public estimé avez-vous atteint avec vos résultats ? Qui sont les influenceurs clés ou journalistes qui ont contribué à positionner le message de votre entreprise …?

Avec toutes ces données et tendances sur la table, vous pouvez maintenant prendre du recul pour évaluer ce qui a fonctionné et ce qui n’a pas fonctionné, les actions qui ont eu plus d’impact et celles qui méritent d’être revues.

2. Organisez des réunions ‘feedback’ avec différents départements de votre entreprise

Les améliorations que vous pourriez apporter à votre entreprise peuvent se faire au sein de votre seul département de communication. Cependant, n’oubliez pas que nous ne sommes pas seulement là pour construire la marque et gérer la réputation de notre entreprise, mais aussi pour aider les autres départements à faire leur travail. Un contenu de qualité généré par le service de communication à des fins externes peut être utile aux commerciaux, ou bien au service de relation client. Ce type de ressource renforce la position de notre marque comme une référence de son secteur et devrait aider les clients à mieux comprendre notre entreprise.

Profitez de ces semaines de calme pour rencontrer les autres départements de votre entreprise. Montrez-leur les actions qui ont été déployées au cours de la première moitié de l’année par le département de communication et demandez-leur leur point de vue et suggestions : les stratégies ont-elles été en mesure de capter l’attention des clients potentiels ? Comment le département commercial perçoit ces actions ? Y a-t-il une cohérence entre le message envoyé et la perception des clients et prospects ? Vos contenus ont-ils intéressé les clients …?

Prenez note de tous les commentaires de vos collègues et intégrez-les dans l’analyse semestrielle de l’année courante.

Cela sera aussi l’opportunité de proposer de nouveaux projets, en collaboration avec les autres départements. Par exemple, pourquoi ne pas envisager une stratégie de marque employeur (employer branding), à mettre en place avec les ressources humaines pour améliorer la réputation interne de l’entreprise ?

3. Mettez à jour votre base de données de journalistes et influenceurs

Avec un agenda calé à la minute, il est toujours difficile de trouver le temps de trier vos listes de journalistes et influenceurs. Nous savons que, pendant l’année, le rythme du département de communication peut être intense et nous négligeons souvent l’organisation de notre base de données. Profitez de votre été pour y remédier ! Regroupez vos journalistes dans les listes appropriées. Examinez les résultats obtenus au cours de l’année et assurez-vous que vous avez trouvé les journalistes et influenceurs qui ont écrit au sujet de votre marque ; mettez-les à jour avec leur numéro de téléphone et adresses e-mail ; élargissez votre cercle d’influenceurs en utilisant des mots-clés que vous n’aviez pas utilisés auparavant…

Je vous suggère de lire aussi l’article " Comment segmenter sa base de données de journalistes ? " . Il vous donnera quelques idées à ce sujet.

4. Planifiez votre calendrier RP pour le 2ème semestre

Il vous est surement déjà arrivé de vous retrouver avec plusieurs événements et lancements de dernière minute. On ne pourra pas y échapper, mais avoir une planification des actions et événements les plus importants servira à mieux s’organiser en interne et à les gérer plus efficacement (et donc obtenir de meilleurs résultats). L’idéal est d’établir un calendrier basé sur :

• Nouveaux produits / services dans les prochains mois.
• Des changements importants dans la structure économique ou l’activité de votre entreprise qui pourrait intéresser votre secteur. Ces deux premiers points affectent la communication corporate de votre entreprise.
• Evénements internes ou externes auxquels vous participerez. Prenez le temps de regarder quels événements liés à votre secteur auront lieu dans les mois à venir et intégrez-les à votre agenda.
• Evénements/ moments important dans votre industrie ou des actualités auxquels votre entreprise pourrait se greffer et communiquer pour générer du contenu et renforcer sa marque.
• Contenus développés en interne, comme des études de cas et baromètres, qui sont des éléments importants dans votre communication.

Rappelez-vous que l’objectif n’est pas seulement d’envoyer des communiqués de presse, mais de créer un contenu de qualité pour attirer l’intérêt des influenceurs et du public cible de votre secteur.

L’été peut également être le moment idéal pour effectuer une veille de la concurrence (benchmarking). Cela permettra de vous inspirer dans la création de vos propres communications, d’identifier qui parle de vos concurrents, quelles stratégies sont développées, et dégager de bonnes pratiques pour être compétitifs sur votre marché. Dans notre article " Guide pour veiller et analyser la concurrence (benchmarking) avec la veille Internet”, vous retrouverez quelques conseils pour mettre en place une veille et mieux définir ou faire évoluer votre stratégie de communication.

5. Analysez votre stratégie de marketing de contenu

Avec la montée en puissance des nouveaux médias, la réputation d’une entreprise ne se fait pas uniquement par la couverture médiatique. De plus en plus, le " Dircom " ou responsable de la communication est également le gestionnaire du contenu en ligne produit par sa société à travers le blog de l’entreprise et d’autres plates-formes en ligne. Par conséquent, il faut accorder beaucoup d’importance au contenu généré et distribué par notre entreprise en ligne.

Vous pouvez commencer en vous posant des questions comme celles-ci :

• Est-ce que le contenu que l’on propose est cohérent avec notre positionnement ?
• Est-ce que nous atteignons notre public cible avec ce type de contenu?

Les réponses à ces questions pourraient être complétées avec les évaluations obtenues à partir de vos rencontres avec les autres départements de l’entreprise. Ensuite, vous pourriez vous pencher sur une nouvelle étude de mots clés dans votre secteur d’activité, pour identifier des sujets de contenu intéressants et commencer à les produire. N’hésitez pas à organiser un brainstorming avec l’équipe en charge de la production de ces contenus pour discuter ensemble de nouveaux formats et des thèmes à développer au cours de la seconde moitié de l’année.

Ce ne sont que 5 tâches que vous pourriez mettre en œuvre au cours de l’été, mais peut-être que vous en avez d’autres à nous suggérer. Souhaitez-vous les partager avec nous? 😉