Comment segmenter sa base de données de journalistes ?

Avant de lancer une campagne, vous devez définir des objectifs concrets : quels sont les médias et les journalistes que vous souhaitez atteindre ? Qu'est-ce qui est le plus intéressant : être vu dans les blogs et les médias sociaux, ou dans les médias généralistes ? Comment voulez-vous être mentionné dans ces médias...? C'est la première approche sur laquelle on peut s'appuyer, pour pouvoir mieux  diviser ses forces quand on doit actualiser la base de contacts et commencer un dialogue personnel avec les journalistes. Passer des heures au téléphone pour confirmer une adresse email peut souvent être évité, si vous suivez les quelques conseils que l'on va vous donner.

Premièrement, vous pouvez jeter un coup d'oeil aux erreurs les plus fréquentes dans la gestion d'une base de données de contacts de journalistes. Vous en commettez quelques-unes ? Notez-bien les trois points suivants pour améliorer la qualité de votre base de données :

Segmentation de vos contacts presse

Pour organiser votre base de données, vous pouvez commencer par établir des niveaux ou des catégories. Pas seulement des catégories générales pour définir quels sont les médias online, offline, généralistes ou spécialisés, mais aussi des sous-catégories qui vous permettent de construire des listes de journalistes plus précises pour développer des campagnes de communications plus spécifiques.

Par exemple, si votre entreprise est spécialisée dans le domaine de la mode, votre base de données est probablement divisée en plusieurs grands segments comme : la presse mode offline, les programmes TV, les éditions digitales, les médias online, les bloggeurs, etc. Cependant, il serait plus utile d'établir dans chaque segment des sous-catégories comme "maquillage, "coiffure", "chaussures", "bloggeurs+vêtements", "bloggeurs+maquillage", etc.  Il faut prendre en compte le fait que tous les bloggeurs ne parlent pas seulement des vêtements, il y en a aussi qui sont spécialisés dans le maquillage, la coiffure etc. C'est le même principe que pour un média qui contient différentes sections et thématiques, et donc, des journalistes distincts pour chacune des sections. En procédant de cette manière vous pourrez travailler de manière plus rapide quand vous aurez  à actualiser les coordonnées de vos contacts presse, ce qui vous permettra d'affiner beaucoup plus le ciblage de vos envois, sans créer du spam dans la boite de réception des journalistes des mêmes médias.

Grâce à la plateforme Launchmetrics vous pouvez établir cette hypersegmentation grâce à des mots-clés ou des tags, faire des recherches avancées et exporter vos contacts dans un fichier Excel. De cette manière, vous gagnerez le temps perdu à faire la segmentation manuellement.

Actualisation des informations des journalistes

Il est indispensable de garder la trace de vos contacts presse, surtout avant de lancer un communiqué de presse ou une campagne de communication. Aujourd'hui plus encore qu'avant, les médias de communication subissent de nombreux changements structurels et un journaliste travaillant pour la section économie peut très bien écrire à propos des affaires internationales le jour suivant; les pigistes sont souvent utilisés dans les rédactions, des médias ferment ou il y aussi des réductions d'effectif. D'un autre côté, Internet a fait émergé de nombreuses personnes qui créent de l'information en ligne, comme les bloggeurs.

Tout cela rend plus difficile le travail des départements de communication. Avec leurs ressources et leur personnel il est presque impossible pour eux d'actualiser en continu l'ensemble de leurs cibles. Il existe des fournisseurs de base de données externes, dont les services ont été énormément optimisé durant les dernières années et qui vont permettre aux entreprises de se concentrer plus sur d'autres actions comme la planification de campagnes.

Personnalisation

Il y a de nombreux  médias et journalistes avec lesquels les départements de communication établissent des relations directes, soit parce que ce sont des cibles de premier niveau de segmentation, soit parce qu'ils ont déjà établi une relation personnelle avec eux lors d'autres événements ou lors d'actions précédentes. Quelle que soit la taille de votre service, il est souvent très difficile de connaitre l'historique de l'activité de chacun de ses collègues avec un journaliste déterminé.

Si vous voulez que tous les collaborateurs du département connaissent le statut de ces conversations, il est nécessaire de garder une trace de celles-ci dans votre base de données. Mettre une note visible par l'équipe  sur une plateforme synchronisée évitera les doublons d'appels qui énervent les journalistes et vous permettra d'améliorer votre contact avec eux.

Maintenant que vous connaissez ces trois astuces pour construire votre base de données de journalistes et la garder à jour, pourquoi ne pas commencer à travailler avec ?