Dopo una campagna di comunicazione o durante la valutazione periodica della gestione dei contatti stampa, i responsabili della comunicazione analizzano i risultati ottenuti su un determinato periodo e cosa si può migliorare. Essendo il nostro lavoro, vogliamo condividere con voi alcune regole che i nostri clienti utilizzano per elaborare report di Comunicazione, che permettano di conoscere la situazione attuale dell'impresa e definire il prossimo piano di comunicazione. Insomma, è importante valutare se la strategia di comunicazione che stiamo impiegando funziona o se al contrario dobbiamo cambiare qualcosa. Questa è la struttura che ti proponiamo:
Riassunto Globale
Un buon modo di iniziare un report di comunicazione è creare un “Executive Summary”. In questo documento si potrà dare una prima occhiata alla quantità di apparizioni globali della tua azienda. L'ideale è confrontare lo stesso periodo dell'anno precedente, anche se questo dipende dal tipo di azienda e dal tipo di obiettivo, dato che si tratta di un paragone vogliamo fare solo con i dati che ci interessano di più: di anno in anno, di trimestre in trimestre, per semestri.
In questa sezione è importante creare una sottocategoria a seconda del numero di apparizioni, dei media e del tipo di piattaforma (Internet, quotidiano, rivista, blog, televisione, radio), trattandosi di un primo esercizio grazie al quale possiamo analizzare le nostre forze e debolezze, dalle quali possiamo partire per migliorare la nostra strategia in futuro. Cosa è apparso meno nelle riviste quest'anno? Perchè? Sono cresciuto del 300% nelle agenzie stampa?
Esempio report: riassunto esecutivo
Di solito, si fa un conteggio delle apparizioni totali sulla stampa, online e offline, ma ognuno ha un suo modo per misurare questa informazione. Dal nostro punto di vista, è più pratico fare un conteggio totale del numero di volte che la stampa ha menzionato un'informazione relativa alla vostra azienda, perchè in questo modo potremo vedere in modo globale e al primo colpo, i risultati ottenuti del nostro lavoro.
Analisi delle tendenze annuali
È il momento di proseguire in modo più completo il report facendo un' “Analisi delle tendenze” in cui consideriamo in modo più approfondito tutti gli aspetti menzionati in precedenza.
Per esempio, se sei comparso un numero “X” di volte durante il trimestre è importante vedere in quali mesi si è verificato il maggior numero di menzioni e se questo ha coinciso con qualche evento in particolare, lancio, presentazione, se è stato provocato da qualcosa (in seguito a una azione di comunicazione), o se sono invece state spontanee (media e utenti che parlano del tuo brand). Se si verifica questo ultimo caso, significa che la tua azienda ha guadagnato sia in importanza che come azienda di riferimento.
Continuando con l'analisi, anche se prendiamo come esempio un trimestre, è importante tenere conto dell'evoluzione delle apparizioni di tutto l'anno e in seguito concentrarsi esclusivamente su quelle di un solo periodo. In questo modo vedrete solo i dati selezionati, ma avrete la possibilità di conoscere la vostra evoluzione nel corso dell'anno.
Esempio di report: evoluzione delle apparizioni
Realizzando questo grafico, potrete includere una legenda in ogni pubblicazione. In questo modo sarà chiaro se la quantità di apparizioni nei media è dovuto al lancio di un prodotto, ad un evento o al contrario ad una crisi.
Esempio di report: numero di apparizioni sui diversi supporti
Il tono delle menzioni è un aspetto di notevole importanza per le imprese. Sandra de los Mozos, Direttrice del Customer Care, ci spiega come la maggior parte dei nostri clienti realizza report d’analisi dedicati esclusivamente al monitoraggio del tono che viene usato quando si è parlato della loro marca.
Questa funzione viene utilizzata soprattutto nei casi di crisi o in casi di crisi o semplicemente quando avete commenti o pubblicazioni negative. Sapete che c'è qualcosa che non va, ma qual è l'impatto di questa informazione? Quale tipo di media sta facendo eco a questi commenti? È un buon modo per capire quale tipo di supporto utilizzare e valorizzare nei momenti di "attacco" per gestire meglio la vostra immagine.
Per ora abbiamo terminato questo primo post dedicato all'elaborazione di report di comunicazione. Prossimamente vi presenteremo la seconda parte dell'articolo per approfondire questo argomento.
Se lo desideri, esprimici la tua opinione sul tipo di formato più efficace per redigere il tuo Report di Comunicazione.
By Launchmetrics Content Team
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