Come pianificare un monitoraggio online per un evento [Infografica]

Per i professionisti di Marketing e Comunicazione, uno dei progetti più interessanti è sicuramente l’organizzazione di un evento. Riuscire a coordinare in modo efficace una serie di elementi (luogo, speaker, cocktail o colazioni, la comunicazione, la gestione degli imprevisti, le componenti tecniche, ecc...) permette di attirare i partecipanti prima, durante e dopo l'evento. Durante la mia carriera, ho avuto l'opportunità di organizzare diversi tipi di eventi:

• Conferenze e workshop per Activa Internet, con QDQ Media
• Eventi per clienti, bloggers e giornalisti per il lancio di "eltenedor.es vi fa visitare Barcellona" (el tenedor è un po’ come Groupon in Italia)
• Webinar per i professionisti della comunicazione e delle PR per Augure, in Francia e in Spagna.

Tutti questi eventi hanno avuto un obiettivo comune: aumentare la visibilità e migliorare la reputazione del brand. Misurare l'impatto di un evento è possibile solo con un monitoraggio Internet efficace che tenga conto di tutte le fasi dell’evento. Per condividere con voi la mia esperienza sull’argomento, vi propongo  questa infografica per scegliere gli elementi necessari per seguire l’impatto di un evento:

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Per entrare nei dettagli:

Gli obiettivi

Qui gli obiettivi sono principalmente quelli di avere più visibilità per attirare il maggior numero di partecipanti, ma anche riuscire a catturare l'attenzione della stampa e/o blogger. Le azioni di comunicazione volte a presentare il programma dell’evento e i partecipanti sono essenziali. Bisogna creare contenuti sulle tematiche dell’evento e identificare gli influencer che ci aiuteranno a diffondere le nostre comunicazioni. Il sito web del World Public Relations, organizzato da diverse associazioni di Dirco, è un buon esempio di comunicazione prima di un evento.

Cosa e chi monitorare?

Ovviamente, il vostro brand (per vedere se il numero di menzioni è aumentato grazie all’organizzazione dell’evento), il nome dell'evento (meglio evitare un nome troppo generale per evitare “rumore” la vigilia dell’evento), l’hashtag (o i diversi hashtag) dell’evento, gli speaker (associandoli al brand o al nome dell'evento). Per esempio: "Riccardo Scandellari" e "LaunchmetricsPR" (il primo evento Launchmetrics svoltosi a Milano). In caso di collaborazione con influencer, è interessante e rilevante monitorare anche i loro account social.

Le fonti

Dipende dai canali che verranno utilizzati per la comunicazione, ma in generale si dovrebbero seguire i social network, i blog e i media. Se si tratta di eventi su larga scala bisogna essere esaustivi nel citare le fonti, soprattutto quando partecipano relatori di fama nazionale o internazionale. Tuttavia, per gli eventi locali, è meglio concentrarsi sul monitoraggio online di blog e testate locali per ridurre il rumore.

Le metriche

Vale a dire, misurare gli obiettivi di performance prima dell'evento: il numero di menzioni e quanti influencer hanno parlato dell’evento. Per approfondire l’argomento, vi consiglio il whitepaper sulle 5 metriche per valure le vostre azioni di comunicazione sui social network.

Condivisione dei risultati

In questa fase, i risultati sono principalmente utilizzati per aumentare la visibilità dell'evento e ottenere più partecipanti. Vale a dire, ripubblicare le menzioni ottenute, quelle degli influencer, media, blog, ecc

Gli obiettivi

Come ho detto all'inizio di questo post, il vantaggio principale degli eventi al giorno d’oggi è che attraverso l'uso delle nuove tecnologie, siamo in grado di amplificare la comunicazione dell'evento, in modo da non toccare solo i partecipanti ma anche un pubblico esterno. E' quindi importante preparare tutte le attività di comunicazione che consentono ai partecipanti di condividere i contenuti che ricevono durante l'evento (utilizzando hashtags, replay in streaming, pubblicazioni in tempo reale nell’area stampa, ecc .). L'obiettivo principale del team di comunicazione per l'evento è di aumentarne la visibilità.

Le tematiche

I temi da seguire sono gli stessi che avete lanciato prima dell’evento, ma adesso bisogna saper portare maggiore attenzione ai sentimenti dei partecipanti in relazione alle tematiche da abordare e l'organizzazione dell'evento in generale. Questo aiuta a rilevare potenziali problemi e cercare di risolverli.

Concentriamoci un attimo sugli hashtags per l'evento (diversi hashtags per ogni conferenza): seguire tutti gli hashtag, al fine di recuperare il pieno impatto. Generare un report sul loro uso permette di vedere se deve continuare a usarli (a volte ci sono altri hashtag utilizzati spontaneamente dal pubblico), o se è necessario concentrarsi su un unico hashtag.

Le fonti

Durante l'evento, i social network sono i canali più popolari, grazie al “real time” e la facilità che danno ai partecipanti di condividere testo, immagini e video. Tuttavia, non bisogna dimenticare i blog, perchè alcuni articoli vengono pubblicati durante l’evento. Gli account sui social network dell’evento (o del brand) devono fare attenzione a queste pubblicazioni per essere in grado di trasmetterle rapidamente.

Le metriche

Oltre alle menzioni dei soggetti seguiti, bisogna misurare l'attività che genera l'evento per misurare l'interesse degli utenti per i diversi contenuti e l'organizzazione della manifestazione.

La condivisione dei risultati

I risultati del monitoraggio online permettono di migliorare la visibilità dell’evento e raggiungere le persone che non hanno potuto partecipare.

Gli obiettivi

Uno degli obiettivi dell’evento è quello di avere un impatto positivo sulla reputazione aziendale. Il report dell’evento permette di valutare il successo e il ROI dello stesso e vedere quale è stato il successo delle azioni per migliorare la reputazione aziendale.

Le tematiche da seguire

Dopo l'evento, gli hashtag non sono così importanti e saranno sempre meno utilizzati. Di qui l'importanza di concentrarsi sul marchio, il nome dell'evento, gli speaker e il tema delle loro conferenze.

Le fonti

Poiché l'obiettivo di questa fase è quello di vedere l'impatto sulla reputazione della società, è necessario concentrarsi qui sui media e blog che possono riprendere quello che è successo durante l'evento.

Le metriche

Seguire le menzioni, in particolare quelle positive che permettono di capire l'impatto dell'evento sulla reputazione del marchio. Il report deve includere anche metriche quantitative quali l’equivalente pubblicitario o il livello di influenza dei blogger che hanno parlato dell'evento. Il numero dei partecipanti costituisce un quadro generale del successo dell’evento.

La condivisione dei risultati

Infine, per dimostrare la copertura mediatica della gestione dell'evento alla direzione, ai clienti o al resto del team, è necessario adattare la rassegna stampa e proporla in un formato gradevole e di facile lettura, chee possa unire diversi formati (video, tweet, blog, media online e offline, ecc).

Per concludere, durante la preparazione di un evento, il dipartimento di comunicazione o marketing deve preparare un piano di monitoraggio online che consente non solo di misurare le varie fasi dell’evento, ma anche per sapere quali sono le azioni che funzionano per implementarle nelle strategie future.

Avete altri suggerimenti per realizzare il monitoraggio online di un evento? Lasciate un commento!