Comment optimiser la gestion de son showroom ?

La fashion week, c’est terminé. Mais pas le temps de se reposer ; place maintenant aux showrooms ! Si vous avez déjà eu à gérer un showroom et des shoppings presse vous devez savoir que tout peut vite se transformer en cauchemar… et vous mettre dans des états pas possibles !

Pour vous éviter cela, nous vous proposons aujourd’hui quelques conseils pour mieux gérer votre showroom. Avant toute chose, quels sont les objectifs?

• Optimiser la gestion du showroom et ne pas perdre de temps avec des tâches à faible valeur ajoutée
• Obtenir une meilleure visibilité sur la disponibilité des pièces
• Réduire le nombre de pièces perdues (et par conséquent l’argent perdu !)
• Améliorer la rotation des pièces au sein des rédactions
• Augmenter et mettre en valeur la couverture médiatique

Comment fait-on pour atteindre ces objectifs ? Voici quelques conseils pour optimiser la gestion de votre showroom en utilisant un logiciel.

Ne perdez pas de temps avec des tâches opérationnelles

Imaginez qu’un journaliste vous appelle et vous demande si vous pouvez lui prêter la pièce X pour un shooting la semaine prochaine…! La pièce X oui, vous voyez bien de quoi il s’agit, vous l’avez prêtée à un journaliste la semaine dernière, normalement elle est revenue et disponible ! Ah non, vous venez de retrouver un post-it laissé par votre collègue, vous disant que la pièce X était de nouveau prêtée… Mais à qui…? Bref, vous avez des informations dans tous les sens et ne pouvez pas renseigner le journaliste ! En période de présentation des collections tout va très vite, il faut pouvoir être réactif pour obtenir le maximum d’impacts.

Imaginez que vous puissiez gérer l’ensemble de votre showroom depuis une seule et même plateforme : gestion de tous les fichiers de contacts (journalistes, blogueurs, célébrités, influenceurs, maison de production…) traçabilité des pièces, diffusion des communiqués, suivi des retombées presse liées à vos prêts… Sans oublier la possibilité de travailler de manière collaborative : même si vous êtes absent, votre collègue pourra accéder à l’ensemble des informations et répondre aux demandes des journalistes. Ne serait-ce pas un gain de temps et de productivité ?

Suivez/tracez les entrées et sorties de vos pièces

Le cœur même du showroom, ce sont les produits qu’il met en avant : il faut pouvoir les montrer au plus de personnes possibles et les prêter. Oui mais voilà, à force de prêter des articles dans tous les sens, à la fin de la saison on se rend compte qu’il y a beaucoup de pertes : un de nos clients nous disait que ces pertes pouvaient représenter plus de 30 mille euros par an !

Comment diminuer ces pertes ? Enregistrer l’ensemble de vos pièces au sein de votre plateforme, en utilisant la nomenclature de votre choix. Vous pouvez créer des looks selon les collections et ainsi organiser vos pièces selon vos besoins ; cela facilitera grandement la gestion de vos shoppings. Ensuite, il suffit de scanner vos pièces (avec un simple code barre) au moment de leurs entrées et sorties, pour suivre leurs mouvements et savoir en temps réel où se situent vos produits.

Organisez le planning de vos prêts

Si vous manquez de visibilité sur la disponibilité de vos pièces vous ne pouvez pas optimiser leur rotation :est-ce que cette pièce pourra être disponible à tel moment ou pas ? Quelles autres pièces disponibles répondent aux critères du shooting ?

Augure vous permet par exemple d’accéder à un tableau de bord des shoppings en cours, afin de visualiser la rotation de vos pièces : vous pouvez prévoir les dates limites de retour des pièces pour qu’elles puissent ensuite aller dans une autre rédaction. Une telle visibilité permet de mieux organiser les relances, de programmer des rappels sur les retours en retards et d’augmenter la rotation de vos pièces et de vos looks au sein des rédactions.

Mettez en avant la couverture médiatique obtenue avec votre showroom

C’est bien beau de gérer tous ces prêts mais si vous n’arrivez pas à savoir quelles retombées presse ont été générées et bien ça n’a que peu de valeur !

Pour pallier ce problème, Augure vous donne la possibilité de relier directement les parutions des journalistes/blogueurs à votre activité shopping : en quelques clics vous générez un rapport qui vous donne une vision global de l’impact de l’activité du showroom, par pièce, par look, par collection, par média, par journaliste etc.

Vous pouvez ensuite créer un webzine pour mettre en avant l’ensemble des retombées obtenues suite aux prêts de vos produits, que ce soient des articles online, des post de blog, des tweets etc. Voici un exemple de ce que cela donne :

Voici quelques conseils pour gérer au mieux votre showroom. Si vous en avez d’autres, n’hésitez pas à nous en faire part !

Retrouvez également le témoignage de Xavier des Horts, directeur de la Communication Externe chez Nokia France, sur la gestion des prêts produits de Nokia.

Pour en savoir plus sur la gestion des showrooms, demandez-nous une démo !