7 manières de gérer la communication et les relations publics avec un logiciel

La communication est une discipline en constante évolution. Les tâches qui lui sont associées se diversifient de plus en plus mais restent très complémentaires. Du fait de cette variété d'actions, on oublie parfois la nécessité de centraliser l'ensemble de ces processus afin de bien les gérer. L'organisation de l'équipe est un point clé, mais l'utilisation d'un logiciel de communication et relations publics l'est également.

Mettons-nous un instant dans la peau d'un professionnel de la communication :

09:00 : la base de données. Aujourd'hui nous envoyons une annonce sur le lancement d'un produit et bien qu'hier nous ayons préparé la segmentation, il faut jeter un dernier coup d'oeil avant l'envoi.
10:30 : une fois que notre segmentation est bien validée, nous pouvons envoyer le communiqué. Les spams non merci ! Nous avons donc préparé un communiqué 2.0 avec plusieurs images et liens intégrés dans le mail.
11:30 : en route vers les réseaux sociaux ! Nous partageons notre communiqué sur les comptes Twitter, Facebook...
12:30 : alors jusqu'à présent qui a ouvert notre email ? Ok, plusieurs contacts semblent avoir ouvert notre email et cliqué sur nos liens (bonne nouvelle !). C'est le moment de les appeler pour voir si ils ont besoin d'informations supplémentaires.
13:00 : il commence à faire faim non ? Et oui, même les professionnels de la communication doivent manger !
14:30 :  dans un mois nous organisons un événement qui s'intègre dans notre campagne de lancement. Hier, les invitations ont été envoyées par email, voyons combien de personnes ont confirmé leur participation...
15:00 : un journaliste d'un média national qui a reçu notre communiqué de presse nous a contacté pour en savoir plus sur notre société, c'est le moment de raconter l'histoire de notre société !
17:30 : super, il y a déjà quelques retombées sur les médias et les blogs. Il semble que le communiqué a plutôt bien fonctionné et nous nous mettons à qualifier les retombées existantes pour préparer la revue de presse en fin de semaine.
18:30 : il est temps de faire un point avec notre responsable et le reste de l'équipe sur la campagne de lancement. On sélectionne les retombées les plus marquantes et les envoyons sous forme de webzine.
19:00 : un rapide coup d'oeil sur le planning de demain pour vérifier que tout est ok.
19:30 : allez il est temps de rentrer maintenant 🙂

Comme vous le voyez, les journée des professionnels des RP et de la communication sont riches et variées. Une multitude de tâches à gérer à travers, la plupart du temps, une multitude d'outils… C'est pourquoi aujourd'hui nous avons voulu vous expliquer comment vous pourriez intégrer l'ensemble de ces actions dans Augure. Voici 7 moyens de le faire :

1. Segmenter la base de contacts journalistes

C'est un peu le trésor des départements et agences de RP et communication. Il est essentiel de conserver une base de données bien segmentée, grâce à l'usage de mots clés, et qui soit mise à jour automatiquement, ce qui évite les doublons de contacts, les erreurs sur les coordonnées et permet d'avoir accès aux informations de l'ensemble des contacts à n'importe quel moment, depuis un smartphone, une tablette ou tout autres appareil disposant d'une connexion internet.

Vous pouvez retrouver au sein d'Augure l'ensemble de vos contacts journalistes et autres influenceurs : fiches de contact détaillées, un système de recherche par filtres pour pouvoir segmenter de manière précise et selon vos besoins (selon le média, la langue, le poste, les sujets de prédilection ...). Pour gagner en efficacité, je vous invite à lire cet article : comment segmenter sa base de contacts journalistes.

2. La gestion des diffusions

Un autre aspect intéressant avec Augure, est la possibilité de réaliser vos envois depuis la plateforme. Il suffit de sélectionner la liste de diffusion (au préalable bien segmentée), mettre votre email en page grâce à l'éditeur (vous pouvez aussi utiliser et intégrer vos templates 2.0), activer les options de "tracking" afin de suivre les ouvertures, clics et au final, lancer la diffusion immédiatement ou la programmer pour plus tard.

Vous pouvez ensuite suivre en temps réel qui sont les journalistes ou influenceurs qui ont ouvert votre email, combien de fois l'ont-ils consulté, sur quels liens ont-ils cliqué... Quel intérêt ? Cela vous permet de relancer de manière plus efficace les journalistes qui ont montré un intérêt pour votre communication, et éviter la fameuse question "vous avez bien reçu mon communiqué de presse ?"

3. Publication sur les réseaux sociaux

Les réseaux sociaux ne peuvent plus être ignorés des RP, et permettent de toucher une audience plus large. Si votre entreprise utilise différents profils sociaux selon les communications (des profils pour les communications corporate, d'autres pour les communications produits ...) la tâche peut vite devenir laborieuse !

Augure vous permet de configurer vos profils sociaux sur la plateforme afin de diffuser automatiquement vos communications sur ces canaux (ce qui devrait vous faire gagner pas mal de temps !) Mais attention, il ne faut pas tout automatiser sur les médias sociaux qui sont pas essence conçus pour des interactions plus personnalisées, et au final plus engageante.

4. L'organisation d'événements

Cette tâche peut rapidement se transformer en véritable casse-tête vu l'ensemble des choses à gérer : location de salle, restauration, communication, veille, participants… Un logiciel de relations publics peut ainsi s'avérer d'une grande aide et vous aider à gagner en productivité pendant l'organisation de vos événements (au revoir les fichiers excel dans tous les sens !).

Augure vous permet d'envoyer vos invitations à l'événement depuis la plateforme en y intégrant des liens automatiques de réponse (je serai présent, je ne sais pas, je ne serai pas présent). Les réponses sont enregistrées automatiquement et vous pouvez suivre ainsi l'évolution des confirmations, préparer la liste définitive des participants (avec l'ensemble de leurs coordonnées).

5. Suivi des retombées

Suivre l'ensemble des retombées est devenu un peu plus complexe avec l'environnement online. Est-ce que les alertes Google remontent l'ensemble des retombées ?  Faut-il créer un PDF pour chaque retombée online ? Même si ça parait un peu dépassé, beaucoup d'entreprise continuent à le faire, et le seul vrai résultat de ces pratiques c'est, selon moi, la perte de temps !

Augure vous permet de configurer vos flux de veille selon vos mots-clés afin de ne pas passer à côté d'une retombées importante sur les médias online, les blogs et les réseaux sociaux. Ensuite, c'est automatique ! Vous pourrez sélectionner les retombées d'un média en particulier, voir quel est l'équivalent publicitaire (AVE), l'audience touchée ... Et au final, vous qualifiez les retombées selon les critères qui sont pertinents pour votre organisation.

6. Génération de rapports d'activité personnalisés

Démontrer la valeur de son travail est un enjeu majeur pour les professionnels des RP et de la communication (surtout en ces temps où les budgets ont tendance à être resserrés). Je ne parle pas ici des rapports classiques, reprenant uniquement des données telles que l'AVE, ou encore le découpage des articles, mais de rapports qui permettent de suivre l'évolution des campagnes, de comparer les différentes campagnes, d'analyser les retombées par type de support ou par type de contenu envoyé. C'est un des vrais avantages des logiciels de relations publics et communication : pouvoir démontrer la valeur de ses actions, et qui plus est, de manière graphique et visuelle !

Augure vous permet d'accéder à un module de reporting, de filtrer selon vos besoins (période, campagnes, supports ...) et en 2, 3 clics vous obtenez un rapport complet au format PDF avec toutes les informations dont vous avez besoin.

7. Création de revue de presse

Tout votre travail doit être mis en valeur et partagé avec l'ensemble de vos collaborateurs. Mais avouez-le, le format PDF n'est pas vraiment le meilleur moyen de présenter vos retombées sur les médias online, les blogs, réseaux sociaux !

Augure vous propose de retrouver en quelques clics les retombées que vous souhaitez intégrer à vos revues de presse, les sélectionner et les organiser en différentes catégories au sein d'un webzine au format attrayant et homogène. Que ce soit des retombées papiers, des articles sur des sites web, des tweets ou autres, l'ensemble de vos retombées sont présentées harmonieusement dans votre revue de presse.

Il y a encore beaucoup d'actions qu'il est possible de gérer avec Launchmetrics : gestion des rencontres avec les journalistes et influenceurs, création de calendriers rédactionnelles ... On y reviendra dans d'autres articles Actualité Launchmetrics 😉

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