Agences RP: 10 commandements pour améliorer votre efficacité

L'objectif numéro un de toute agence de communication et de relations publics, est de satisfaire leurs clients. Efficacité et productivité sont les deux piliers pour atteindre cet objectif. Cependant, on retrouve toujours dans les relations publics les traces d'un environnement off-line : bases de données Excel interminables et multiples, doublons dans les contacts ou actions dupliquées par les membres de l'équipe, manque de coordination, l’envoi de communiqués de presse en masse, revues de presse au format PDF...

Il y a quelques habitudes que les professionnels des relations publics doivent commencer à enterrer. Mais ce sont surtout les agences de communication qui doivent le faire, elles sont responsables envers leurs clients et doivent démontrer leur efficacité à maintenir leur réputation. Nous vous proposons ici les 10 commandements pour les agences de relations publics et de communication. Avec cette infographie, vous n'avez pas d'excuses ! Voici un petit résumé des quatre premiers :

• Synchronisez vos bases de données de contacts et journalistes dans le cloud. Le soi-disant "cloud computing" est de plus en plus répandu et si il y a bien une chose que vous allez éviter en travaillant avec un système cloud, c’est de garder d’innombrables versions de la même base de données Excel sur votre réseau. Doublons dans les contacts, les journalistes qui sont appelés deux ou trois fois à cause du manque de communication entre les membres de l'équipe ... Eviter la colère de vos journalistes dépend principalement de la bonne gestion de votre base de données.
• Segmentez de manière précise vos contacts. Évitez d'incorporer plus de 200 contacts sur la même liste, en utilisant des termes tels que "technologie" comme critère pour classer un groupe de journalistes. Il y aura probablement parmi eux des journalistes spécialistes de l'univers"mobile", d'autres en "ordinateurs" et certains seront beaucoup plus spécialisés sur des sujets tels que "les gadgets informatiques". En généralisant vos listes de contacts, vous diffuserez uniquement des messages massifs et non adaptés aux besoins de chaque cible. Utilisez un système qui vous permet de classer vos contacts de cette manière, et de faire des recherches par mots clés pour segmenter automatiquement.
• N'utilisez pas vos retombées presse comme seul indicateur de votre ROI. Il y a une chose qui n'a presque pas changé dans les départements de communications et agences RP, c’est l'utilisation de revues de presse comme reporting mensuel. Un PDF de 100 pages donne une évaluation quantitative de vos efforts à vos clients. Mais que dire de l'évolution de vos actions ? Et la comparaison avec les concurrents dans le même laps de temps...? Utilisez des rapports plus poussés pour les actions de votre agence, avec des graphiques qui facilitent l'interprétation. C'est surement la meilleure façon de garantir la satisfaction de vos clients.
• Communiqués de presse et communications 2.0. Présentez vos informations de manière visuelle et attractive. Les pièces jointes PDF ne sont pas forcément mauvaises, mais il est très probable que vous manquiez des occasions de lecture, à cause de fichiers trop lourds ; ils seront bloqués des boîtes mail de vos journalistes. Ou peut-être que l'e-mail accompagnant le fichier PDF, n'est pas suffisamment attractif pour attirer l'attention de votre lecteur, qui ne téléchargeront pas le fichier. Utilisez des systèmes qui vous permettent de vous servir de modèles HTML, entrez les informations directement le corps du mail, y compris des liens vers du contenu externe que vous souhaitez utiliser comme support. Et vous n'avez pas besoin de cours de programmation avancés !

Ce sont quelques-unes des mauvaises pratiques qui peuvent mettre en péril la relation d'une agence avec ses clients ... Cependant, ces 10 commandements pour améliorer l'efficacité de votre agence ou service RP vous aideront à les résoudre. Voici ci-dessous l'infographie qui les compile ! 😉