5 cosas que tu equipo de comunicación podría hacer para aprovechar el verano

¡Por fin ha llegado el verano! y esto es sinónimo de playa, chiringuito, turismo... Sin embargo, cuando llega esta época, también aterriza la calma en muchos departamentos y agencias de comunicación que durante el año han vivido un "no parar" de eventos, comunicados, ruedas de prensa, etc. Es entonces momento de reestructurar nuestro trabajo, de reorganizar las planificaciones, de programar nuevos retos para el próximo semestre y en definitiva, de hacer todo aquello que por el volumen de los meses previos, no habíamos podido plantearnos.

Por ello, es importante que, tanto si trabajas en una agencia, como en un departamento de comunicación, tengas muy presentes estas preguntas en tu cabeza:

• ¿Qué hemos conseguido durante el primer semestre del año?: lo que ha funcionado
• ¿Cómo ha sido nuestra coordinación entre equipos y de trabajo?
• ¿Qué nos hemos dejado en el tintero?: tanto a nivel de proyectos como de organización interna
• ¿Hacia dónde vamos?: futuros retos, puntos a mejorar...

Pero a su vez, es importante que desde el punto de vista corporativo, te plantees cuáles han sido los resultados de tus acciones de comunicación:

• ¿He conseguido posicionar correctamente a mi empresa o marca?
• ¿He lanzado los mensajes adecuados?
• ¿He alcanzado a los medios e influencers que me interesaban?
• ¿Estoy llegando a mi público objetivo?

Pues bien, tras plantearte y analizar detenidamente las respuestas a estas preguntas con tu equipo, es momento de dar paso a las acciones. Comunicador, RRPP, Dircom, consultor... aquí tienes 5 tareas para no desaprovechar este verano:

1. Realiza un informe del primer semestre del año

Es fundamental analizar nuestros resultados antes de plantear nuevas estrategias de comunicación o un redireccionamiento de nuestra actividad comunicativa. Aprovecha el mes de Julio para extraer un informe detallado de tus acciones y resultados durante el primer semestre del año: ¿se generaron las comunicaciones previstas?, ¿qué impacto tuvieron tus eventos?, ¿se cumplieron las expectativas de convocatoria?, ¿qué audiencia estimada alcanzaron los impactos de tu marca?, ¿quiénes fueron los influencers o periodistas clave que ayudaron a posicionar el mensaje de tu compañía...?

Con los datos desglosados y de evolución sobre la mesa, podrás evaluar qué ha funcionado y qué no, o qué se hizo bien y dónde hubieron pequeños tropiezos.

2. Organiza reuniones de 'feedback' con otros departamentos

Puede que todo vaya sobre ruedas dentro de tu departamento de comunicación. Sin embargo, no olvidemos que no solo estamos para construir marca y cuidar de la buena reputación de nuestra empresa, sino también para ayudar al resto de departamentos a desempeñar su trabajo. Y es que el contenido que generan las acciones de comunicación de manera externa, puede ser bien aprovechado por el equipo comercial o incluso el de atención al cliente. Se trata de un recurso que refuerza la posición de nuestra marca como referente, y que debe a ayudar a los ya clientes de nuestro producto o servicio, a entender mejor nuestro sector y el funcionamiento del mismo.

Intenta aprovechar estas semanas de calma para organizar reuniones con otros departamentos de tu empresa. Plantéales las acciones que se han desarrollado durante el primer semestre del año y pídeles un feedback desde su posición: ¿han sido estrategias capaces de captar la atención de potenciales clientes? (¿o así lo ha percibido el equipo comercial?), ¿ha habido correspondencia entre el mensaje comunicado y la percepción por parte de clientes y prospectos?, ¿han ayudado los contenidos a los ya clientes de la marca...?

Toma buena nota de todos los comentarios por parte de tus compañeros e incorpóralos en tu análisis semestral del año.

Esta es también una buena oportunidad para proponer nuevos proyectos en conjunto con otros departamentos. ¿Por qué no, una estrategia de employer branding junto al departamento de recursos humanos para mejorar la reputación corporativa interna de nuestra empresa?

3. Actualiza tu base de datos de periodistas e Influencers

La tranquilidad de estos meses es idónea para hacer una revisión de tus listados de periodistas. Ya sabemos que durante el año el ritmo de las comunicaciones puede llegar a ser frenético y muchas veces descuidamos la organización de nuestra base de datos. Aprovecha para reagrupar a tus periodistas en los listados correspondientes; revisa los impactos conseguidos durante el año y asegúrate de tener localizados a los periodistas e influencers que escribieron sobre tu marca; actualiza teléfonos y direcciones de correo electrónico que se quedaron colgados; amplia tu círculo de influencers realizando nuevas búsquedas vinculadas a keywords que no habías utilizado antes...

4. Planifica el calendario de acciones RRPP para el segundo semestre del año

Probablemente surgirán muchos, muchísimos imprevistos, comunicaciones de última hora o eventos a los que asistir en el último momento. Sin embargo, tener un calendario de planificación a medio-largo plazo de aquellas acciones más importantes, nos servirá para coordinar y gestionar de manera más eficaz cada una de ellas y por contra, de obtener mejores resultados. Lo idóneo es establecer un calendario en función de:

• Novedades de producto/servicio en los próximos meses.
• Cambios importantes en la estructura empresarial o económica de tu compañía que pudieran suscitar interés dentro de tu sector.  De estos dos primeros puntos, dependerán las comunicaciones corporativas que realice tu departamento.
• Eventos propios y ajenos en los que nos interesará tomar parte. Dedica tu tiempo previo a indagar sobre los eventos que tendrán lugar en los próximos meses vinculados a tu sector e incorpóralos en tu programación.
• Eventos/acontecimientos clave de tu sector o de la actualidad sobre los que tu compañía podría lanzar una comunicación para generar branding o imagen de marca.
• Contenidos desarrollados internamente como el caso de los estudios o barómetros, que suponen un importante elemento de comunicación.

Recuerda que no se trata de enviar notas de prensa porque sí, sino de trabajar los mensajes, hacerlos de calidad y con capacidad para suscitar el interés no solo de los periodistas, sino de la audiencia objetiva de tu sector.

Puede ser un buen momento también para poner en marcha o mejorar el seguimiento de la competencia (benchmarking). Esto te servirá para inspirarte en la construcción de tus propias comunicaciones, para identificar quién está hablando de tu competencia, qué estrategias están desarrollando, si les están funcionando...

5. Plantéate tu estrategia de marketing de contenidos

Cada vez más, el Dircom o responsable de comunicación es también el gestor de los contenidos online que produce su empresa a través del blog corporativo y otras plataformas digitales. Así lo describe David Martínez Pradales, en su recién publicado libro "Comunicación POP": “En esta nueva etapa evolutiva, el actual Director de Comunicación (DIRCOM) pasaría a cumplir las funciones de Director de Contenidos (DIRCON), algo que siempre ha formado parte de su actividad, pero ahora lo haría con sentido pleno”.

Es por ello, que debemos otorgarle la misma relevancia al contenido que genera y distribuye nuestra empresa frecuentemente de forma online. La reputación de una empresa no se crea solo a través de apariciones en medios.

Puedes comenzar por hacerte un par de cuestiones a ti mismo y a tu equipo:

• ¿Estamos posicionando como queremos a nuestra marca a través del contenido online?
• ¿Estamos llegando a nuestra audiencia objetiva con este contenido?

Ambas dos podrán combinarse con el feedback obtenido de tus reuniones con otros departamentos de la empresa. Tras analizar las respuestas a estas dos cuestiones, será positivo re-trabajar en un estudio de palabras clave de nuestro sector sobre las que queramos comenzar a generar contenido y organizar un braimstorming con el equipo de producción de contenido para plantear nuevos formatos y temas a desarrollar durante el segundo semestre del año.

Estas son solo 5 tareas que podrías desempeñar para aprovechar el verano, pero probablemente hay muchas otras que tú también haces en esta época de tranquilidad. ¿Las compartes con nosotros? 😉