Externalización u outsourcing de tu departamento de comunicación: ¿cuáles son las ventajas y desventajas?

Saber si la externalización o el outsourcing del departamento de comunicación es una buena opción para tu empresa, es una pregunta que muchos Directores Generales de empresas de moda, lujo y belleza se han hecho. La era digital ha impulsado el nacimiento de numerosos canales de comunicación y múltiples stakeholders entre los cuales se generan miles de interacciones.

En este marco, mantener buenas relaciones con los medios de comunicación, influencers, diseñadores, clientes, etc. y asegurarse de conectar con ellos de una forma óptima, son tareas cada vez más extensas y complejas, que necesitan basarse en la mejor estrategia para lograr los mejores resultados posibles.

En este artículo, hemos querido hacer un breve repaso de las principales ventajas y desventajas que conlleva la externalización o el outsourcing de un departamento de comunicación.

Externalización u Outsourcing del departamento de comunicación: ventajas y desventajas

El outsourcing de tu departamento de comunicación presenta numerosas ventajas…

• Oportunidad de trabajar con expertos

Las agencias de comunicación cuentan con profesionales, enteramente dedicados a esta área. No solo demuestran experiencia en su campo y te aportarán buenas ideas, sino que también conocen las “best practices” y últimas tendencias del sector, ya que están sumergidos diariamente en ellas, a través de diversos proyectos que, además, no solo incluyen empresas de tu misma industria. También, gozan de recursos y herramientas especializadas (de las cuales quizás no dispongas) que les ayudan a optimizar sus proyectos y así, impulsar tus resultados como cliente.

• Tiempo para centrarse en la estrategia y no en el dia a dia

Al realizar una externalización u outsourcing de tu departamento de comunicación, estás depositando tu confianza en una entidad externa, y confiarle tus proyectos te permite liberar parte de tu tiempo y el de tu equipo para consagrarlo a otros fines. De esta forma, externalizar tus tareas de comunicación te permite invertir ese tiempo, antes dedicado a actividades operacionales como la gestión de muestras o peticiones de prensa, en elementos más tácticos, centrandote en la reflexión estratégica de tu marca y trabajando en su desarrollo y optimización.

• Aporte de una visión externa

Tal y como hemos mencionado anteriormente, los profesionales de las agencias de comunicación tienden a manejar varios proyectos al mismo tiempo, lo cual les confiere un punto de vista transversal y extenso. Esto representa una ventaja de la cual tu marca puede sacar provecho, ya que te podrán aportar ideas y soluciones que un equipo “in-house”, principalmente centrado en un solo campo, no siempre tiene la capacidad de producir.

… pero también varios inconvenientes.

• Menos control sobre los procesos y la creatividad

El outsourcing del departamento de comunicación implica cierta toma de distancia en cuanto al control de estas tareas. Obviamente, una agencia trabaja para ti y tendrás ocasión de formular tus necesidades y realizar un seguimiento de su desarrollo, pero no tendrás acceso a cada una de las diferentes etapas de ejecución de tu plan de comunicación. Al contrario, tener un equipo in-house te permite organizar reuniones inmediatas, corregir detalles menores a lo largo del proyecto y realizar una supervisión mucho más cercana de la totalidad del proceso.

• Riesgos de resultados en discordancia con la visión de tu marca

Trabajar con una agencia no significa darle paso para realizar cualquier tipo de proyecto. Al colaborar con una entidad externa, es importante proporcionarle las pautas y directivas necesarias para que pueda realizar su trabajo según tus expectativas. ¡Adaptarse a tus exigencias es parte de su trabajo! Aún así, los profesionales con los cuales colaboras suelen tener su propia visión, y esta no siempre está alineada con la de tu marca.  Como lo menciona Forbes, puede que algunas agencias “defiendan lo que consideran ser la buena solución para tu marca, aunque sea contraria a tu visión”, lo cual puede llevar a resultados en discordancia con la dirección general que deseas tomar en tu estrategia.

• Desaprovechar las sinergias entre diferentes equipos

Optar por la opción in-house facilita las interacciones que pueden existir entre los diferentes polos de una misma empresa. Por eso, al preferir el outsourcing de tu departamento de comunicación, también renuncias a sacar provecho de las sinergias con los demás equipos (que sean de marketing, venta u otros) y a apoyarte en su contribución que, muchas veces, ayuda a mantener coherencia en los mensajes transmitidos.

Estas son solo algunas de las ventajas y desventajas de optar por el outsourcing de tu departamento de comunicación. Si externalizar estas tareas te permitirá apoyarte en expertos y sacar provecho de su experiencia, al mantenerlas in-house podrás estar el mando de todas las decisiones y asegurar armonía en tus diferentes mensajes y en tu estrategia global. Además, hoy en día existen herramientas que te permiten agilizar la totalidad de tus procesos de comunicación, desde la creación de emails personalizados hasta el seguimiento detallado de cada uno de tus contactos, dándote la posibilidad de gestionarlos tú mismo y de manera centralizada.

Y tú, ¿por qué opción apostarías? ¿Por el outsourcing de tu departamento de comunicación o por su internalización? ¡Cuéntanoslo en los comentarios!