Consejos para aprovechar la información en una agencia de comunicación

En un negocio como una agencia de comunicación y relaciones públicas, existe un activo de gran importancia: la información que se genera en el día a día. Es esta información la que puede servir a una agencia para aprovechar y sacar ventaja en la relación existente con periodistas, bloggers y diferentes stakeholders que tienen los miembros de su equipo, y además aprender de acciones que han funcionado de acuerdo a los objetivos de una campaña y también de acciones que no han funcionado y así obtener puntos de aprendizaje.

Si un equipo de comunicación tiene ya muchas tareas que gestionar, en el caso de las agencias tenemos también que multiplicar las tareas por el número de personas en el equipo, todas las campañas, los diversos clientes y todos los temas a seguir de cada uno y sin olvidar la prospección comercial.  Con todo este trajín, es fácil tener pérdidas de información  haciendo que la calidad del trabajo no cubra las expectativas del cliente y, a la vez, que no se optimice el trabajo de los equipos ya que no se aprovecha el histórico de la actividad.

Hemos pedido a Beatriz Ferrín, directora de Dédalo Comunicación, que nos cuente cómo su agencia logra aprovechar y sacar partido de la información que se genera diariamente. Os queremos compartir sus respuestas, además con algunos recursos que os pueden servir para ponerlos en marcha:

La actualización de las bases de datos debe ser una tarea automática

Beatriz Ferrin:  Nuestras bases de datos se actualizan de manera permanente con nuestro trabajo diario, con el seguimiento que hacemos de los temas en los diferentes medios y soportes.

Recursos para mantener actualizada una base de datos de medios y blogueros

• Cómo construir y mantener actualizada tu base de datos de periodistas:  La segmentación, actualización de información y personalización son 3 claves que te compartimos en este artículo. Debido al trabajo de una agencia donde varios miembros de ésta pueden contactar a periodistas o blogueros de sectores similares,  la tarea de gestión de base de datos tiene que formar parte de la cultura de la empresa.
• Prepara las preguntas que deberías hacerte antes de contactar un periodista: Resume la preparación que todo equipo de comunicación debe realizar antes de interactuar con medios de comunicación o blogs.Si le interesa la temática, si conoce o no la empresa (en el caso de la agencia, el cliente) y los canales adecuados para contactar, son algunos de los puntos que debemos cuestionarnos antes de empezar el contacto. Importante además compartir estas preguntas con otros miembros del equipo que podrían conocer a la persona que vamos a contactar y/o revisar el histórico de la relación en las bases de datos.

Las agencias necesitan de equipos multidisciplinares y con poca jerarquía

Beatriz Ferrin: En cada cuenta trabaja un equipo, no una sola persona, y la información se comparte entre todos los miembros. En Dédalo trabajamos en equipos multidisciplinares lo que nos permite  compartir la información de todas las  áreas de trabajo. Esto permite que los clientes siempre se encuentren a alguien que conoce la cuenta al otro lado del teléfono si surge un imprevisto. Somos una empresa con muy poca  jerarquía, funcionamos de manera muy horizontal, casi como una redacción de un periódico. Huimos de los compartimentos estancos.

Recursos para gestión de equipos en agencias de comunicación

• Además, es importante la continuidad de los equipos en las agencias de comunicación. No solo que al haber una alta rotación de los miembros de la agencia, vamos a tener pérdidas de información, sino que también provoca una mala imagen de cara a los clientes.  Hace algún tiempo os comentamos en el blog de Launchmetrics, sobre el employer branding como una estrategia para mejorar la reputación corporativa en las empresas. En las agencias de comunicación puede convertirse además, en la clave para ganar fidelidad con los clientes.  Lee algunos ejemplos de cómo las empresas que lo ponen en marcha.
• Cuando hablamos de equipos multidisciplinares, no solo debemos pensar en profesionales de comunicación que conozcan diferentes sectores, sino también diferentes plataformas, ya que el trabajar en comunicación para medios tradicionales de papel, tiene diferencias importantes en relación a los medios en Internet.   Un ejemplo de información que los profesionales de comunicación online deben conocer es la evolución que ha tenido Google desde su creación (hace poco más de 15 años) y cómo los equipos de comunicación pueden aprovechar para dar más visibilidad a sus marcas.
• Integra tus acciones en un software de comunicación y relaciones públicas:  acciones como segmentación de bases de datos, envío de notas de prensa, publicación en redes sociales, organización de eventos, entre otras, pueden ser más productivas gestionándolas con un software adaptado a las necesidades de los departamentos de comunicación.

Los informes deben ser algo más que datos de actividad y cobertura

Beatriz Ferrin: Al finalizar un trabajo hagamos un informe completo del mismo al cliente. Informe que va más allá del  correspondiente resumen de actividades,  cobertura y valoración en términos económicos.  Siempre incluimos una reflexión sobre si los objetivos alcanzados se ajustan a los planteados inicialmente. En caso contrario tratamos de exponer las que, a nuestro parecer, podrían ser las causas de esa distancia entre el planteamiento primero  y lo finalmente conseguido. Estos documentos están a disposición de los diferentes equipos para su consulta