6 formas de integrar tus acciones en un software de comunicación y relaciones públicas

La comunicación tiende a diversificarse cada vez más y sus distintas etapas y facetas son tan diferentes entre sí pero necesariamente complementarias al mismo tiempo, que en ocasiones olvidamos la importancia de integrar todos los procesos de comunicación para mantener un control sobre todos ellos. La organización del equipo es clave, pero sin duda, la utilización de un software de comunicación y relaciones públicas también lo es.

Parémonos a pensar por un momento ¿cuál es el ‘timeline’ diario de un dircom o profesional de la comunicación?:

• 09:00h Lo primero es empezar por nuestra base de datos. Hoy hacemos un envío de lanzamiento y aunque ayer dejamos nuestra segmentación guardada, vamos a dar un repaso a los contactos que recibirán nuestra nota de prensa hoy…
• 10:30h Una vez segmentada la base, es hora de enviar el comunicado. ¡Y nada de spam! Hemos preparado una nota de prensa 2.0. con links e imágenes integradas en el propio email.
• 11:30h ¡Hagámos que nuestra noticia se mueva por las redes! Publicamos el enlace a nuestra nota de prensa en Twitter, Facebook…
• 12:30h Veamos quién ha abierto por el momento nuestra nota de prensa. ¡Parece que un par de medios han abierto el documento varias veces y además han hecho clic sobre los enlaces! Es momento de llamarles para ver si necesitan información adicional…
• 13:30h Dentro de un mes organizamos un evento que será una extensión de nuestra campaña de comunicación para este lanzamiento. Ayer mandamos las invitaciones por email. Comprobaremos cuántas personas han confirmado su asistencia…
• 14:30h Los PR también descansan… ¡Hora de comer!
• 16:00h Un periódico nacional al que habíamos enviado la información embargada, nos había pedido una entrevista sobre nuestro lanzamiento. ¡Es momento de hacer la mejor comunicación de nuestra empresa!
• 17:30h ¡Ya hemos tenido unos cuantos impactos en medios online y blogs! Nuestra nota de prensa de esta mañana ha tenido éxito y es el momento de calificarlos para tenerlos listos en el clipping de final de semana.
• 18:30h Se acerca el final del día y no está mal compartir nuestros resultados con nuestro jefe y otros miembros del equipo. Seleccionamos los impactos más destacados y en menos de un minuto hacemos un envío en forma de revista de prensa o ‘webzine’.
• 19:00h Fin de nuestra jornada… ¡Mañana será otro día!

Como ves, la vida de un RRPP ¡es muy intensa! Demasiadas tareas en muchas y variadas herramientas… Hoy queremos contarte de qué manera puedes integrar todos los procesos de tu estrategia de comunicación en Launchmetrics. Aquí van 6 formas de hacerlo ¡que nosotros también aplicamos!

1. Segmentando tu base de datos de periodistas

El capital de cualquier agencia o departamento de comunicación es fundamentalmente este. Es especialmente importante mantener una base de datos de tus contactos perfectamente segmentada -a través de términos clave- y sincronizada en la nube, de forma que aunque el equipo de comunicación esté formado por más de dos y tres personas, nunca hayan duplicaciones o malos entendidos con los contactos, y del mismo modo, que puedas acceder a ellos desde un móvil, una tableta o cualquier otro dispositivo con conexión a Internet.

En Augure puedes mantener tu base de periodistas o Influencers en una misma plataforma, con una ficha para cada contacto y un sistema de búsqueda por filtros que te permitirá hacer hiper segmentaciones según el medio, idioma, cargo o sección del periodista o Influencer.

2. Realizando envíos controlados

Seguro que en alguna ocasión tu correo se ha bloqueado al querer hacer el envío de una nota de prensa con documentos adjuntos muy pesados, imágenes o incluso envíos a un número elevado de contactos (¡aunque atención! La segmentación de tus envíos condicionará al 100% tus resultados.

Otro punto interesante de Launchmetrics es la posibilidad de realizar envíos desde la propia plataforma. Únicamente debes seleccionar la segmentación o lista a la que quieres realizar el envío, incorporar tu mensaje en el editor (también es posible hacerlo en formato 2.0.), activar la opción de ‘tracking’ que te permitirá conocer la evolución de las aperturas y links pinchados y hacer un solo clic para enviarlo o bien, programarlo para más tarde.

De manera inmediata podrás consultar en la misma plataforma, qué periodistas o influencers han abierto tu comunicado, cuántas veces lo han hecho o qué links internos han pinchado. ¿La ventaja?: podrás llamar únicamente a aquellos que realmente se han interesado por tu contenido y evitar las odiosas llamadas con una obvia respuesta del tipo “¿has recibido mi nota de prensa…?”.

3. Publicando en redes sociales

Las redes sociales más que nunca, son la mejor manera de difundir nuestro mensaje y conseguir que llegue a la mayor audiencia posible. Si tu empresa utiliza perfiles sociales destinados únicamente a las comunicaciones corporativas o que salen del departamento de relaciones públicas, como es el caso de Adecco o Mapfre, las tareas se multiplican: tras el envío de tu nota de prensa, tendrás que encargarte de difundir el mensaje en cada una de las redes sociales en las que estás presente.

Un sistema que te permita configurar tus comunicaciones por redes de manera automática, mejorará notablemente tu productividad y evitará un paso que podría automatizarse ¡Pero recuerda!, no todo debe ser automático en Social Media si realmente quieres conseguir el ansiado ‘engagement’. Y si no, echa un vistazo al post de SMRevolution “A mi me gusta esta página, todos los días, misma hora: automatizar tus redes sociales”.

4. Organizando tus eventos

El peso de cualquier relaciones públicas reside especialmente en la organización de eventos. Son muchos frentes abiertos los que tenemos que controlar: alquiler de salas, catering, comunicaciones, monitorización, asistentes… Y justamente en este último punto, un software de relaciones públicas puede ayudarte a mecanizar una tarea que antes hacíamos con listados interminables, difusos y que debíamos modificar cada cinco minutos.

En Launchmetrics puedes realizar el envío de tu convocatoria o invitación a través de la misma plataforma, además de incorporar la opción para que tus invitados confirmen o no su asistencia. El sistema generará automáticamente un listado de confirmados y de no confirmados a tu evento; podrás hacer un seguimiento de todos ellos y además, extraer el listado definitivo en Excel con todos los datos de quienes asistan a tu convocatoria.

5. Haciendo un seguimiento de tus impactos

El famoso ‘clipping’ de toda la vida se vuelve complicado cuando hablamos del entorno online. ¿Las alertas de Google lo encuentran absolutamente todo en la Red? y por otro lado, ¿es realmente necesario descargar uno a uno todos los PDFs de noticias online en las que hemos sido mencionados? Bueno, estas son prácticas que aunque parezcan de la prehistoria, aún se siguen haciendo en muchas empresas… y lo cierto es que lo único que consiguen es ralentizar el ritmo de trabajo y perjudicar la productividad del equipo de comunicación, además de no ser para nada efectivos.

Launchmetrics te permite definir tus ‘feeds’ de seguimiento para que no se te escape absolutamente ningún impacto en medios online, blogs o redes sociales.  A partir de ahí, todo es automático. Podrás seleccionar los impactos de un periodo específico, ver automáticamente el valor publicitario de cada uno de ellos, la audiencia a la que has alcanzado… y finalmente calificarlos según tus preferencias.

6. Obteniendo informes personalizados de tus acciones de comunicación

Un tema al que no estábamos acostumbrados los RRPP era a los informes de comunicación. No hablo del eterno clipping de recortes, ni del valor publicitario estimado a fin de mes… Hablo de informes evolutivos, comparativas entre campañas, análisis por soportes y tipos de contenido enviado. Este es probablemente el mayor valor de un software de comunicación: la posibilidad, ahora sí, de demostrar el valor real de nuestras acciones ¡y hacerlo de forma visual y gráfica!

En este punto, podrás acceder a un módulo de reporting, seleccionar tus filtros (periodo que abarca el informe, comunicaciones o campañas específicas…), hacer clic y tener listo en PDF tu informe con toda la información que necesitas.

Hay otras acciones que en el caso de nuestro departamento, realizamos con Launchmetrics: elaboración de webzines de nuestros impactos, gestión de nuestras citas con periodistas o influencers, creación de calendarios editoriales… Pero de esto te hablaremos en próximos posts